For en liten kontrollfreak som meg, er ordet «planlegging» noe som klinger godt i mine ører. Men man trenger ikke å være en kontrollfreak for å like planlegging. Det handler om prioritering. Prioriter tid til deg selv, kanskje bare en time utpå dagen. Bruk timen godt, og få maks ut av den. Planlegging skal være gøy! 

Jeg elsker planlegging. Planlegging for meg handler om å få kontroll og oversikt. Når jeg har dette, lager jeg rutiner og skaper struktur. Når det er på plass, kan jeg utføre jobben min. Høres komplisert ut? Vel, det trenger ikke å være så vanskelig.

La meg ta deg med på en reise inn i min planleggings verden. 

Finn ut hva og ditt verktøy
Det første du trenger å finne ut av er; HVA skal jeg planlegge? Er det jobbhverdagen, en reise, et selskap, ukesmeny eller kanskje et møte? Når du har funnet ut HVA, trenger du et verktøy. 

Finn fram pen og papir, en notatbok eller datamaskinen din. Nå som du har funnet verktøyet, trenger du en mal.

Finn det verktøyet som funker best for deg.

Hva skal malen inneholde? Hvor mye skal du planlegge? Er det for en time, en kveld, en dag, eller kanskje en uke? Jeg liker å bruke en bok med oversikt over uka, der jeg kan fylle inn hver dag. Det finnes også papirblokker som du får kjøpt i bokhandlere med ferdig oppsett. Eller du kan ta et Excel ark og lage ditt eget oppsett. 

Veiledende spørsmål
Jeg tar utgangspunkt i å planlegge arbeidshverdagen i dette eksemplet. Du må gjerne ta dette i bruk når du skal planlegge ukesmeny, selskap, reiser, møter osv. Finn dine egne veiledende spørsmål, og juster etter hva du skal planlegge. 

Hvis du driver for deg selv, må du tenke gjennom disse tingene. Bruk det som er relevant for deg. Legg gjerne til flere spørsmål tilpasset jobben din. 

  • Hvor mange timer skal jeg jobbe pr. dag? 
  • Har jeg noen møter denne uken?
  • Skal jeg sette opp egen tid til administrasjons oppgaver?
  • Hvilke oppgaver skal gjøres denne uken?
  • Har jeg en deadline denne uken?
  • Er det noe som haster, som jeg må prioritere?
  • Har jeg en søknad eller en kontrakt som må lages/sendes?
  • Skal jeg fakturere noen denne uken?
  • Noe viktig jeg må huske på?
  • Har jeg et personlig ærend jeg må? Tannlege, lege, hente barn…
  • Har jeg et kurs jeg vil jobbe med? Hvor mange timer skal jeg bruke?
  • Ukens høydepunkt? Er det noe spesielt jeg ser frem til?

Alle disse spørsmålene har jeg i bakhodet når jeg planlegger arbeidsuka. Alt dette føres inn i kalender-boka, og gir meg full oversikt over uka. Og det beste med å føre inn alt er at hodet og kropp får ro. Det kan reduserer stress, og gi en god følelse av kontroll. Er det ikke herlig?

Ja, ukene hos meg variere veldig, og noen ganger er det ganske hektisk. Men når jeg har planlagt uka, vet jeg hva som skjer de neste dagene. Det gir meg en god oversikt over hvor fokuset mitt må være. 

Skap din rutine
Når du starter planleggingsjobben, må du få det inn som en rutine i hverdagen din. Jeg ser at mange anbefaler å planlegge på søndager. Da har man landa etter arbeidsuka, og er klar for en ny uka. Det er et veldig godt poeng, men det funket ikke hos meg. 

Jeg likte godt ideen med å bruke søndagene til å gjøre seg klar for den nye uka. Det som skjedde hver søndag, var at alt hang over meg som en mørk skygge. Hodet mitt hadde koblet av, og jeg var ikke klar for å sette meg ned å planlegge den kommende uka. Det var nok «flink-pike-syndromet» som holdt meg oppe med å faktisk gjennomføre det hver uke. Men jeg kom til et punkt der jeg måtte stoppe opp. Det tappet meg for energi. 

Å planlegge gjør alt så mye lettere!
Poenget med planleggingen er at du skal ha fokus på de rette stedene. Det skal gi deg energi på veien. Hvis det tapper deg for energi må du justere.

Finn DIN dag
Du må finne DIN dag. Å planlegge på søndager er et godt tips, men det funker ikke for alle. Har du en avtale med deg selv om å ha fri hver lørdag og søndag? Vil du koble av i helgene og bruke tiden med familie og venner? Vel, ikke legg planleggingen, uansett hva det er, til disse to dagene. De er hellige. De gir deg energi. Hodet kobler av, og du fyller opp batteriet i kroppen. Det trenger du!

Finn en dag som du vet er fin for deg. Kanskje pleier du å ha en rolig start på uka? Da er nok mandagen dagen for deg. Kanskje til og med onsdag er en fin dag? Jeg vet at flere bedrifter bruker torsdagene og fredagene til å planlegge neste uke. 

Fredag er absolutt min dag. Det er min administrasjons-dag. Da planlegger jeg uken, tar regnskapet, forbereder meg til møter, har møte med sjefa en gang i måneden (jepp, meg selv), jobber med kurs eller tilegner meg mer kunnskap innenfor min bransje, for å nevne noe.

Når jeg har planlagt hva som skal skje til uka på fredagene, kan jeg senke skuldrene når helgen kommer. Og det beste for meg ved å bruke denne dagen, er at da slipper jeg å ha det hengende over meg i helgen. Jeg kan koble av og samtidig vite at jeg er klar for en ny uke, før uka har startet. DET er en god følelse det!

Så, nå har du HVA, du har verktøy, du har de veiledende spørsmålene, og du har funnet en dag som passer for deg. Neste punkt er oppfølging. Du kan være en reser på planlegging, men hvis du ikke følger opp det du har planlagt, er du tilbake til start igjen.

Oppfølging
Selv om uka er planlagt, må du følge den opp. La oss starte med mandagen. Du kommer på jobb, setter i gang med lista, starter øverst og jobber deg ned. Mandagen går som en dans på røde roser. Så kommer tirsdagen, og der dukka det opp et møte, + et webinar + en ny kunde + et oppdrag + noen flere ekstra mailer å svare på osv. Og DER, kan du være ute å kjøre. Virker det kjent? Jepp! Vi har alle vært der.  

Fokuset ditt før du fortsetter å jobbe blir da å få denne kabalen til å gå opp (uten å stresse!). Kanskje må du flytte noen oppgaver, fjerne eller legge til. Det tar deg alt fra 5-15 minutter. Deretter, pust! Yeah.. kontroll igjen – herlig!

Hver dag må du følge opp og eventuelt justere oppgavene. Huk av det som er gjort, gjerne med en annen farge på pennen slik at du kjapt ser hva som er gjort, og gå videre til neste oppgave. 

Det beste med å huke av oppgaver som er gjort, er at det gir en stor mestringsfølelse over alt du har fått unna i løpet av dagen!

Jeg vet at det kan virke veldig stressende med å skulle sette av tid og planlegge en hel uke. Du skal jo tross alt jobbe oppi alt dette også. Jeg skjønner godt hvis du tenker at alt det planleggings opplegget til hu Anette, har ikke jeg tid til. MEN…. Jeg lover deg. Når du først setter i gang, vil du smile hver gang du huker av en oppgave du har gjort. hver dag og uke som er over. Du får oversikt over dagene, uka + at du kan redusere stress og puste ut med magen. Og den god-følelsen unner jeg deg!

Som nevnt i starten, når du planlegger får du oversikt og kontroll. Når dette er på plass, lager du rutiner og skaper struktur.

Altså, hver fredag (din dag) planlegger du – rutine. På starten av dagen, hver dag, går du gjennom oppgavene – rutine, og når du ser på hele uka har du helt sikkert en struktur i arbeidet. 

Strukturen på plass
Etter nyttår, endret jeg strukturen i hvordan jeg planlegger. Tidligere hadde jeg en A5 bok, der jeg ramsa opp alle oppgavene som skulle gjøres. En lang og fæl to-do liste som jeg aldri kom meg gjennom, som igjen ga meg dårlig samvittighet hver eneste dag.

Så fant jeg en planleggingsbok med en fantastisk layout, som gjorde at jeg fikk delt opp dagen i 3 bolker. Arbeid før lunsj, arbeid etter lunsj, og arbeid på ettermiddagen. DER har vi strukturen på plass. Og det hjalp jobbhverdagen min så mye! 

En tom uke, klar til å planlegges. Elsker layouten og systemet jeg får i denne boka!

Det er kun 6 linjer før lunsj. Det vil si; kun 6 oppgaver jeg kan gjøre før lunsj. Får jeg oppgaver utover dette må jeg enten fjerne eller legge den nye oppgaven til etter lunsj, på ettermiddag eller dagen etter. Så enkelt, men likevel, ja det er en kabal å få det til å gå opp noen ganger. Men det ordner seg alltid.

Så hva tenker du? Er du klar for å planlegge uka? Kort oppsummert:

  • finn ut HVA
  • velg et verktøy
  • Velg DIN dag
  • planlegg
  • følg opp, huk av når oppgaver er gjort, og juster underveis. 

Håper dette var til litt hjelp i en hektisk hverdag.

Jeg vil gjerne høre hvordan det går med deg. Send meg en tilbakemelding på mail, eller legg igjen en kommentar under dette innlegget på Facebook.

GOD PLANLEGGING!

Anette 🙂